Bất cứ pháp nhân nào muốn hoạt động bền vững và phát triển trên thị trường đều cần phải có một bộ máy tổ chức chặt chẽ, rõ ràng. Ngành nghề nhà hàng khách sạn nói chung cũng không nằm ngoài quy luật này.
Kinh doanh nhà hàng là loại hình hoạt động với cơ cấu nhiều bộ phận khác nhau nhưng vẫn có mối quan hệ bổ trợ cho nhau. Mời bạn cùng Thietbikhachsan tham khảo bài viết dưới đây để hiểu hơn về sơ đồ và cơ cấu tổ chức nhà hàng nhé!
Khái niệm cơ cấu tổ chức nhà hàng
Sơ đồ tổ chức nhà hàng thể hiện cơ cấu và vai trò của từng phòng ban, được thiết lập từ vị trí cao xuống các vị trí thấp. Như đã nói, các bộ phận trong hệ thống này đều có tầm quan trọng như nhau, không thể thiếu bộ phận nào và các bộ phận có mối liên kết chặt chẽ đối với nhau, hỗ trợ nhau đưa hoạt động kinh doanh của nhà hàng đi lên.
Cơ cấu tổ chức hỗ trợ các nhà quản trị lên kế hoạch, định hướng, điều phối công việc phù hợp với từng cá nhân, từng bộ phận cũng như quản lý con người; đồng thời giúp nhân viên nắm rõ nhiệm vụ cũng như lộ trình thăng tiến công việc của mình.
Các loại cơ cấu tổ chức nhà hàng cơ bản
Tùy thuốc vào quy mô cũng như đặc điểm loại hình kinh doanh mà mỗi nhà hàng sẽ có cơ cấu tổ chức khác nhau sao cho phù hợp với quan điểm quản trị của ban giám đốc cũng như tình hình hoạt động thực tế. Nhưng tựu chung lại, có 3 loại cơ cấu tổ chức nhà hàng cơ bản như sau:
1. Bộ máy kinh doanh nhà hàng trực tuyến
Đây là cơ cấu cơ bản nhất, thường được áp dụng cho các nhà hàng có quy mô nhỏ. Giám đốc Nhà hàng (Restaurant Manager) sẽ làm việc trực tiếp với tất cả các bộ phận. Hình thức này sẽ giúp tối ưu nhân sự, bộ máy bớt cồng kềnh từ đó các nhà hàng có thể tiết kiệm chi phí quản lý.
Thêm nữa, cơ cấu tổ chức nhà hàng trực tuyến sẽ có sự liền mạch từ cấp cao trực tiếp đến nhân viên, việc truyền tải thông điệp, mệnh lệnh của cấp trên lại đơn giản dễ linh hoạt. Nhưng nó cũng có điểm yếu là vì quy mô đơn giản nên đôi khi công việc không được phân công rõ ràng, nhân viên sẽ phải ôm đồm nhiều việc.
2. Tổ chức bộ máy của nhà hàng theo chức năng
Cơ cấu tổ chức nhà hàng này phù hợp với các nhà hàng có quy mô vừa hoặc đang đổi mới cơ cấu phát triển; với khối lượng công việc nhiều, các bộ phận được phân chia rõ ràng, mỗi vị trí sẽ có trưởng bộ phận đóng vai trò giám sát chính. Những trưởng bộ phận là cầu nối giữa ban Giám đốc Nhà hàng với đội ngũ nhân viên.
Điểm mạnh của hình thức này là giảm tải công việc cho ban giám đốc, công việc được theo dõi và đốc thúc sát sao bởi các cấp quản lý, đội ngũ nhân viên được định hướng phát triển mạnh về chuyên môn… So với loại hình bộ máy trực tuyến thì tổ chức bộ máy nhà hàng theo chức năng sẽ tiêu tốn chi phí nhân sự hơn, đòi hỏi các cấp quản lý phải có nghiệp vụ vững chắc.
3. Cơ cấu tổ chức nhà hàng trực tuyến theo chức năng
Đây là bộ máy cơ cấu tổ chức nhà hàng chuyên dành cho các nhà hàng có quy mô cỡ lớn, hoạt động phức tạp cần có sự phối hợp chặt chẽ theo quy trình giữa các bộ phận với nhau. Mỗi bộ phận cũng sẽ có các quản lý chuyên trách tương ứng.
Ngoài ra, hình thức này sẽ chia các bộ phận thành những khối khác nhau tùy vào đặc điểm công việc. Ví dụ như khối Vận Hành, bộ mặt của khách sạn – Operation/Front Office và khối Hậu cần, hành chính văn phòng – Back House/ Back Office. Các bộ phận này được quản lý bởi Giám đốc khối hoặc Phó Giám đốc dưới quyền quản lý của Tổng Giám đốc Nhà hàng.
Hình thức cơ cấu tổ chức nhà hàng này có ưu điểm là phân chia chính xác chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí; quy trình vận hành đã đi vào guồng quay, tăng khả năng hợp tác, liên kết giữa các bộ phận. Tuy vậy các nhà quản trị cũng cần lưu tâm giải quyết những mâu thuẫn nội bộ giữa các phòng ban nếu có phát sinh, chi phí nhân sự nhiều, vì hoạt động kinh doanh đã có chuẩn mực theo quy định nên đôi khi công việc sẽ bị dây dưa kéo dài vì phải đáp ứng đúng quy trình có sẵn.
Cơ cấu tổ chức nhà hàng và nhiệm vụ của từng bộ phận
1. Ban Giám đốc
Vai trò của Ban Giám đốc trong nhà hàng tựu chung bao gồm các công việc liên quan đến hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm soát tất cả các công việc lẫn bộ máy nhân sự trong nhà hàng.
Họ là người đưa ra quyết định cuối cùng liên quan đến các vấn đề quan trọng của nhà hàng như xét duyệt chi phí, ký các hợp đồng như quảng cáo, thuê mướn, thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khách sạn…; lên chiến lược kinh doanh, định hướng phát triển cho khách sạn của mình. Ngoài ra, Ban Giám đốc cũng là bộ mặt đại diện của khách sạn tham gia các sự kiện, hội họp, thương thảo các hợp đồng lớn.
2. Quản lý nhà hàng
Quản lý nhà hàng là cánh tay hỗ trợ đắc lực cho Ban Giám Đốc, họ đảm đương xử lý các công việc cần thiết trong cơ cấu tổ chức nhà hàng như:
- Tiến hành phân công công việc cho nhân viên dưới quyền.
- Giám sát các công việc, tác phong phục vụ của nhân viên nhằm góp phần đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Đưa ra quyết định khen thưởng hoặc làm văn bản cảnh cáo nhân viên thuộc bộ phận mình quản lý.
- Phối hợp với Bếp trưởng xét duyệt, nâng cấp hoặc thay đổi thực đơn của nhà hàng theo mùa, theo đơn đặt của khách hàng.
3. Giám sát nhà hàng
- Sắp xếp ca làm việc, phân công nhiệm vụ cho mỗi nhân viên thuộc cấp mình quản lý.
- Giám sát quá trình làm việc của nhân viên, đốc thúc tăng động lực làm việc.
- Báo cáo các vấn đề phát sinh trong ca làm việc cho quản lý.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên giao phó.
4. Bộ phận Lễ tân
Lễ tân được xem là hình ảnh đại diện cho nhà hàng, giữ vị trí quan trọng trong cơ cấu tổ chức nhà hàng. Bởi vì đây là những người sẽ tiếp xúc với khách đầu tiên ngay khi khách bước chân vào nhà hàng.
Công việc chính của bộ phân này là chào đón, tiễn khách, hướng dẫn khách vào bàn ăn, kiểm tra tình trạng còn bàn ăn hay hết. Ngoài ra lễ tân còn có trách nhiệm giải quyết các khiếu nại, phàn nàn từ khách hàng.
5. Bộ phận Phục vụ
Cùng với Lễ tân, bộ phận Phục vụ có trách nhiệm đón tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi cho khách, trình lên menu và gợi ý cho khách chọn món, phục vụ các nhu cầu của khách trong suốt quá trình khách dùng bữa tại nhà hàng. Sau khi khách thưởng thức xong và rời khỏi, nhân viên Phục vụ hướng khách đến quầy tính tiền, dọn dẹp sạch sẽ và sắp xếp lại bố cục bàn ăn.
Tìm hiểu về cách phục vụ nhanh và chuyên nghiệp tại Xe đẩy nhà hàng
6. Bộ phận quầy Bar
Đây là bộ phận trong cơ cấu tổ chức nhà hàng cung cấp những đồ uống thơm ngon, giải khát cho thực khách. Nhiệm vụ chính của nhân viên quầy bar dĩ nhiên là pha chế theo bill order. Ngoài ra họ còn còn chịu trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu, giữ gìn công cụ thiết bị pha chế, giữ vệ sinh quầy bar và sàn sạch sẽ, đảm bảo vệ sinh.
7. Bộ phận Bếp
Có thể nói đây chính là bộ phận quan trọng bậc nhất trong cơ cấu tổ chức nhà hàng. Nhà bếp có trách nhiệm chế biến các món ăn hương vị tươi ngon, không những thế còn phải đảm bảo hình thức đẹp và bắt mắt, mang đến trải nghiệm ẩm thực tuyệt vời nhất cho thực khách.
Trong khu vực Bếp sẽ có Bếp trưởng, Bếp phó, Ca trưởng, Đầu bếp, Phụ bếp,… mỗi người sẽ được phân công công việc cụ thể và bài bản, tay nghề làm bếp đòi hỏi trình độ cao và điêu luyện.
Bếp trưởng
- Chịu trách nhiệm chung cho các hoạt động trong Bộ phận bếp: kiểm tra chất lượng và số lượng nguyên vật liệu nấu nướng, phân công công việc cho các thành viên trong bếp, giám sát công việc của tổ bếp, đào tạo hướng dẫn lại khi cần.
- Nghĩ ra các món ăn mới, thiết kế thực đơn phù hợp theo mùa hoặc theo yêu cầu của khách, ban giám đốc…
- Hỗ trợ đầu bếp chế biến thức ăn khi khách quá đông hoặc là món ăn đòi hỏi trình độ bếp trưởng phải ra tay.
Bếp phó
- Hỗ trợ bếp trưởng các công việc phát sinh trong khu vực Bếp
- Tham gia trực tiếp chế biến món ăn cùng các đầu bếp khác
- Chịu trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới cho thạo việc, quen bếp
Nhân viên sơ chế
- Sơ chế nguyên vật liệu như cắt rửa, tỉa hoa rau củ, gọt vỏ… và chuẩn bị các dụng cụ nấu nướng đầy đủ, phù hợp
- Bảo quản thực phẩm theo đúng quy định an toàn thực phẩm, giữ gìn vệ sinh sạch sẽ
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Bếp trưởng, bếp phó..
Tìm hiểu các dụng cụ bếp dành cho tiệc buffet tại Thiết bị buffet MAYBE
8. Bộ phận An ninh trong cơ cấu tổ chức nhà hàng
- Chịu trách nhiệm giữ gìn an ninh, trật tự tại Nhà hàng: tuần tra, kiểm tra người ra vào khách sạn, đề phòng trộm cắp ẩu đả…
- Bảo đảm an toàn cho Khách hàng về tính mạng và tài sản
- Phối hợp với các bộ phận khác hoặc cơ quan chức năng xử lý các sự cố phát sinh
- Thực hiện những công việc khác theo sự phân công của cấp trên giao phó
9. Bộ phận vệ sinh
- Đảm bảo dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ cho toàn bộ khu vực được phân công
- Lau dọn, rửa chén, thu gom rác thải
- Thực hiện các công việc khác nếu được cấp trên phân công
10. Bộ phận kế toán/ thu ngân
Bộ phận kế toán trong cơ cấu tổ chức nhà hàng chịu trách nhiệm về các khoản thu chi của khách hàng, đảm bảo tiền kết ca khớp với hệ thống, thanh toán công nợ cho các nhà cung cấp.
Kế toán trưởng
- Phân chia công việc cho các kế toán viên, giám sát đốc thúc nhân viên làm việc để đảm bảo tiến độ báo cáo.
- Chịu trách nhiệm giải trình trước cơ quan thuế, ban giám đốc.
- Lập các báo cáo tài chính, báo cáo lãi lỗ, báo cáo thuế
- Giải quyết các công việc đòi hỏi nghiệp vụ kế toán liên quan.
NV kế toán
- Kiểm tra tiền vào ngân hàng có khớp với bill bán hàng không, thực hiện đối chiếu số liệu trên hệ thống với thực tế thu được.
- Xuất hóa đơn bán hàng, dịch vụ ăn uống cho khách.
- Nhập dữ liệu vào sổ, lưu trữ chứng từ.
- Nộp tiền doanh thu vào tài khoản ngân hàng của công ty và báo cáo doanh thu cho Kế toán trưởng
Sơ đồ bộ máy nhân sự trong nhà hàng
Có thể thấy rằng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự của nhà hàng là theo cấu trúc chỉ huy hình bậc thang, tức là:
Nhân viên cấp dưới làm việc theo phân công và báo cáo công việc cho các trưởng bộ phận tương ứng. Các trưởng bộ phận này trong cơ cấu tổ chức nhà hàng lại chịu trách nhiệm báo cáo lại cho tổng giám đốc, thực hiện các yêu cầu của Tổng giám đốc.
Do đó, mỗi nhân viên sẽ được chỉ thị thực hiện công việc rõ ràng, cụ thể và đồng thời chỉ chịu trách nhiệm trước một và chỉ một cấp trên. Nhân viên cấp dưới sẽ báo cáo công việc của mình cho cấp trên chứ không liên hệ trực tiếp lên Ban Giám Đốc mà chưa thông qua cấp quản lý trực tiếp.
Để nhà hàng kinh doanh tốt và phát triển vững mạnh thì đòi hỏi người quản trị phải có tầm nhìn chiến lược tốt, biết chọn người và dùng người, đưa ra các quy định chặt chẽ, hợp lý, dễ tuân thủ, xây dựng chế độ lương thưởng cạnh tranh trên thị trường nhằm giữ và thu hút nhân sự.
Trên đây MAYBE đã gửi tới bạn những thông tin chi tiết về cơ cấu tổ chức nhà hàng và sơ đồ bộ máy nhân sự. Mong rằng những thông tin này phần nào hữu ích với bạn và hỗ trợ bạn định hướng công việc trong tương lai nhé!